Assistant(e) de direction DRH AP-HP
Description du poste
La DRH de l’AP-HP est en charge de la politique de gestion des ressources humaines pour le personnel paramédical, administratif, technique et logistique. Elle apporte appui et conseil aux groupes hospitaliers. Elle a ainsi des missions de stratégie, de conception, d’harmonisation et de coordination.
Elle est composée de 7 départements thématiques.
L'assistanat de direction est composé de deux personnes, qui ont en charge d’appuyer le collectif des directeurs de la DRH (1 DRH et son adjointe, 1 directrice projets et ressources, et 5 directeurs de départements et leurs adjoints).
Ce poste est ouvert aux titulaires ou au contractuels (CDD 1an contractuel)
Missions principales :
− Assurer une gestion dynamique des agendas des directeurs
− Traiter et assurer le suivi des courriers/notes « entrant et sortant »
− Réceptionner, orienter et gérer les appels téléphoniques
− Gérer et assurer le suivi des parapheurs de signatures
− Réceptionner et gérer les mails
− Suivre le Gestime des deux DRH et du secrétariat
− Accueillir les visiteurs
Autres missions :
− Participer au processus d’intégration des nouveaux DRH et CGS de l’AP-HP et des nouveaux recrutés au sein de la DRH
− Assister la Directrice des projets et des Ressources RH sur certains processus
− Mettre à jour les publications RH sur l'intranet
− Actualiser les documents supports au réseau des DRH de l’AP-HP
− Organiser la logistique hôtelière pour les événements
− Organiser les déplacements et visites du binôme de direction de la DRH
− Gérer les arrêtés de délégation de signature de la DRH AP-HP
LES SAVOIR FAIRE REQUIS & CONNAISSANCES ASSOCIEES
− Identifier les informations communicables en respectant le secret professionnel
− Analyser les demandes et les prioriser
− Optimiser les agendas
− Accueillir et orienter des personnes
− Travailler en équipe et en réseau
− Utiliser les outils bureautiques et métiers (Post Office, SAP, Gestime, GoodMeeting, Word, PowerPoint, Excel)
− Organiser et classer des données, des informations, des documents ; concevoir, adapter, utiliser un plan de classement et d'archivage
− Communication orale et écrite
LES SAVOIR ÊTRE REQUIS
Sur le plan humain :
− Vous faites preuve de rigueur, de loyauté et d'un sens de l'organisation
− Vous êtes dynamique, efficace et rapide dans la réalisation des tâches
− Vous savez alerter avec discernement votre direction et prendre des initiatives
− Vous appréciez le travail collaboratif et avez le sens de la communication
− Vous savez gérer votre stress
− Vous êtes énergique et plein(e) d'idées tout en faisant preuve de discrétion professionnelle et de déontologie.